On Planning an alternative Wedding - Finding a Wedding Planner



No início, quando construí este board do Pinterest achei que era peanuts organizar a nossa festa sozinha, sem qualquer ajuda de fora. Eu, as minhas amigas, a minha sogra e a minha mãe teríamos tudo sob controle.
No meu caso, não foi assim tão fácil. A nossa festa vai acontecer num local que nunca teve um casamento antes. Falta-lhe muita coisa específica, muitos detalhes...
O nosso catering é diferente da maioria. Por ser exclusivamente vegetariano, tivemos de meter de parte as empresas de catering todas, porque apesar de terem algumas opções vegetarianas, nenhuma estava 100% pronta para um serviço integralmente veggie. Assim, recorremos a um restaurante vegetariano (o Paladar Zen, que ADORAMOS) porque não só tem comida deliciosa como já funciona em modo buffet,que é exactamente o que queremos. No entanto, eles não fazem casamentos por norma, e logo, há mais dezenas de coisas que temos de tratar como o aluguer de material, um forno especial para ter no local... ufas!
Isto são só alguns dos problemas principais. A adicionar aqui vem a decoração, o contacto com os fornecedores, ensaio (que queremos fazer no dia anterior, mesmo à lá americana para nada falhar, já que é uma amiga que vai celebrar a cerimónia e ela não é profissional desta área, nós nunca casámos antes, há música pelo meio, poemas e afins!), dinheiros, gestão de budget... Ora bem: Não só não faço ideia de como se faz metade, como também vou fotografar casamentos durante o verão e não terei tempo nenhum para nada. A adicionar a isso, adorava poder continuar com alguma normalidade na minha vida e tentar apanhar algum solinho para não ter bronze à camionista (não tenho nada contra camionistas, só não quero ficar com o braço esquerdo bronzeado e com marca da t-shirt. hahaha).
A Rita Wedwings caiu-me do céu. Foi-me apresentada pela querida Petra, fizemos uma styled shoot juntas, e puff. Houve ali uma química que não vos sei explicar, mas que fazia todo o sentido cá dentro.
A sua sensibilidade, o olho para o detalhe, o saber quanto as coisas custam a arranjar e ter os contactos para tratar de tudo. A eficiência, a delicadeza, a sapiência, a paciência e o bom gosto fizeram com que não pudesse deixar escapar a oportunidade.
Hoje, tal como no post anterior, ela deixa-nos algumas dicas essenciais para a procura de uma wedding planner e aquilo que ela (ou ele) podem fazer por vocês. Espero que vos ajude caso estejam a planear o vosso casamento e estejam de momento na dúvida de se contratam ou não uma WP.

Love, Lu*
PS: Se quiserem contratar a Rita fiquem à vontade, mas não ma roubem completamente, tá? Eu preciso muito dela para a nossa festa acontecer! :D




By Rita:
Contratar os serviços de um wedding planner não é um luxo, é uma decisão inteligente. Pessoalmente, considero que quem quer ter um casamento alternativo ou fora dos padrões comuns, é alguém que realmente se preocupa com o dia do seu casamento, que quer uma festa que seja imediatamente identificada por todos como A Sua festa, que espere que cada detalhe represente um pouco de si. Se se identificaram com esta descrição, então no final deste post vão esquecer essa ideias pré-concebidas e vão perceber que um wedding planner pode ser tão essencial como um fotógrafo que regista eternamente este vosso dia.

Qual é então o papel de um wedding planner?

Valorizar o vosso tempo – contratar um wedding planner é, acima garantir que, desde que decidem casar até que partem em Lua-de-Mel, continuam a ter tempo para namorar! Ah, mas nós vamos ser diferentes, queremos uma coisa tranquila, não muito complicada… claro que sim! Mas tal não significa que não passem horas a consultar fornecedores, a decidir entre a opção A e a opção B, a acertar o convite com a decoração da sala, a gerir as sugestões de todos os que vos rodeiam. Afinal, há um casamento para realizar!

Façam o seguinte exercício: como querem partilhar a vossa relação nos próximos 12 meses? quanto vale uma hora no cinema, só os dois? Ou aquela escapadinha num fim-de-semana, sem telemóvel, perdido num canto fantástico que é só vosso? A contratação de um wedding planner permite-vos continuar a ter tempo para esses momentos, o trabalho mais duro nunca estará do vosso lado.

Gerir um investimento financeiro - independentemente do orçamento que definirem para o vosso casamento, este implica sempre um esforço e um planeamento financeiro quer da vossa parte quer de quem vos ajudar nesta matéria. E não há nada mais frustrante do que aplicar parte dos vossos rendimentos e das vossas poupanças num evento para, no final, sentirem que foi “assim-assim”… Valorizem o vosso dinheiro, o esforço que empenham para que este dia seja realmente O vosso dia. Um wedding planner ajuda-vos a gerir o orçamento, apoia-vos na definição dos montantes a atribuir a cada componente do vosso casamento, procura os fornecedores que trarão maior valor acrescentado à vossa festa. É também ele um investimento que não deve ser descurado!

Gerir relações emocionais – As madrinhas, a mãe da noiva, a mãe do noivo, a amiga que sugere, a amiga que agoira…. Só quem ainda não decidiu casar é que não imagina o turbilhão de emoções geradas por todas estas relações! As intenções são óptimas, isso ninguém tem dúvidas, já o impacto das mesmas… Principalmente quando queremos um casamento fora dos padrões normais, com visões muito próprias para cada momento. Com um wedding planner no comando, todas essas tensões familiares são minimizadas e todos ficarão satisfeitos: é que não faltarão oportunidades para ajudarem e participarem, mas no momento certo e na dose certa!

Desmontar a complexidade – Não, um casamento alternativo não é um casamento simples! É um casamento que sai fora dos padrões estandardizados e, como tal, requer um esforço adicional por parte dos fornecedores envolvidos. Requer uma dedicação especial e uma atenção redobrada para que nada falhe pelo caminho. Na semana passada, falámos da escolha do local e provavelmente já referimos aspectos que nunca vos passariam pela cabeça. Querem que tudo dê certo no final? Não arrisquem e garantam que têm os profissionais certos ao vosso lado!

Gozar o dia – esta é a vossa parte, porque este é o vosso dia! O dia que escolheram para celebrar o vosso amor, junto daqueles que escolheram para testemunhar a vossa união. Independentemente de crenças, de religiões, de estilos, é assim o dia de um casamento. É irrepetível, é único, é a vossa forma de celebração. Gozem o dia, estejam com quem vos é mais querido, partilhem sorrisos e abraços. No final da noite, tirem os sapatos, sentem-se no chão e bebam a última taça de champanhe. Valeu a pena! Como tudo aconteceu? Quem fecha a porta, no final da festa? Não se preocupem com isso, vocês contrataram um wedding planner.

Não queria deixar passar esta oportunidade sem vos deixar os seguintes conselhos finais:

- Escolham o wedding planner em que sintam confiança e que estará à altura das vossas expectativas;
- Procurem várias alternativas no mercado (felizmente, hoje, em Portugal, temos óptimos profissionais), comparem serviços incluídos e extras, avaliem a flexibidade para estes se adaptarem às vossas necessidades e ao vosso orçamento;
- O responsável do catering não é um wedding planner. Por muitas sugestões e dicas que vos sejam dadas por alguns fornecedores (o que pode ser óptimo e uma preciosa ajuda), não criem expectativa de que estes podem executar mais tarefas para além do que foram contratados. Pode levar a más interpretações e criarem-se mal entendidos sem necessidade!
- Um wedding planner não é um amigo a quem se pedem conselhos. É um profissional e o seu trabalho tem de ser remunerado.

Espero que encontrem o vosso braço direito neste processo! Não se vão arrepender e, com certeza, terão um dia inesquecível!

Beijinhos,
Rita


At the very beginning, when I created this Pinterest board I thought that planning our party would be just peanuts, without the help of anyone from the outside. Me, my friends, mom and mother in law could do it all.
In my case, it wasn't that easy. So our party will happen in a venue that never had a wedding before. They lack a bunch of things we need to take care of. Most of them are details, which takes a long long time.
Our food is also different. As we want it exclusively vegetarian, we had to exclude all catering options. They had a few choices as vegetarian dishes, but none was really ready (or seemed ready) for a vegetarian wedding. So we decided to go with our fav vegetarian restaurant (Paladar Zen), also because they are already a buffet kinda place, and thats exactly what we want, but since they don't do weddings, there are a lot of things we need to get done and ready.
These are just two of all the things we need to take care of. adding to the list, there is decor, dealing with suppliers, rehearsal (yep, we will be rehearsing everything. Our wedding celebrant is actually our best friend and she has never done anything like this before, we never got married before, there will be music, a poem, oh so much stuff!), money, budgets... So: I have no idea or time to do all this. I realised it soon enough. Also, I'm a wedding photographer. I'll be working non stop during the summer and I need some normality in my life and some calm away from work. I'd also like to be able to catch some sun this year and I can´t just be photographing weddings and working on ours.
Rita Wedwings fell from the sky towards me when I needed her the most. Sweet Petra presented her to me, we did a styled shoot together and the chemistry was right there. It just made sense.
Her sensitivity, eye for detail, knowing how hard it is and having the means to do things. Her efficiency, know-how, patience and good taste made me not want to lose the opportunity.
Today, just like on our last post for planning an alternative wedding, she brings us a few tips for finding a good wedding planner and what she'll (or he'll) do for you.
I hope it helps in case if you are planning your wedding and still haven't decided to go for a WP.

Love, Lu*
PS: You can hire my Rita, but don't take her too much away from me, alright? I need her! :D


By Rita:
Hiring the services of a wedding planner is not a luxury, it is a smart decision.
Personally, I believe that wants to have an alternative wedding is someone who worries in a good way about their wedding day. This type of person wants their party to be identified as their party. Each detail represents something on the relationship.
If you identify with this description, by the end of this post you will surely forget about pre-conceived ideas and will understand that a Wedding Planner can be as essential as the photographer who captures memories for life.

So what does a wedding planner do?

Gives importance to your time - hiring a WP is, above all, guarantying that since you get engaged until you go on your honey moon, you still have time for dating! "Oh, but we will be different, we want sth simple and not complicated at all". Of course you do. But that doesn't mean you won't spend
hours searching for the best suppliers, deciding between A or B, taking care of the invitations and the room decor, managing all the suggestions you get from every side. There is a wedding to plan!

Do the following exercise: How do you want to share your relationship for the next 12 months? How much does it worth an hour in the movies, just the two of you? Or getting away for the weekend, without cell phones, in a little place that is only yours? Hiring a WP allows you to still have time for those moments. The hardest work will never be on your side.

Managing a financial investment - Whatever your budget is, it always means efforts and planning.
And there is nothing more frustrating then applying your investment in a party that was just "bleh". Really use your money wisely so that your day is YOUR day.
A wedding planner will help you with your budget, will help you on what to spend in what, looks out for the best suppliers. Your WP is an investment you should not slack on.

Managing emotions - bridesmaids, maids of honour, mother of the bride, mother of the groom, the friend that has a lot of suggestions, the one that says that "thats not gonna work"... its a lot of work to manage all these emotions! Everybody has really good intentions, but the impact they have, specially when you want an alternative wedding... with a WP in charge all those emotions will be minimised and everyone will be satisfied: there will always be an opportunity to help and participate at the right moment and on the right dose.

Stop the complexity - No, an alternative wedding is not a simple wedding! It is a wedding that comes out of the normal standards, and because of that, it requires and additional effort from everybody so that nothing goes wrong in the end. Guarantee that you have the right people by your side.

Enjoy your day - this is your part! It is your day. The day you chose to celebrate your love amongst friends and family. It only happens once, its unique and its how you want to do it. enjoy the day, be with the ones you love, share smiles. At the end of the day, take off your shoes, sit on the floor, drink the last glass of champagne. It was all worth it! How it all happen? Who closes the door by the end? Don't worry. You've hired a Wedding Planner!

I didn't want to Finnish this post without sharing some last advice:
- Pick a WP that you trust on and that will look up to your expectations;
- Search for different alternatives in the market ( luckily, we have good professionals in the country), compare included services, extras, evaluate the flexibility they have to adapt to your weddings needs;
- Your caterer is not your WP. He can suggest a lot, but don't get the expectation he'll do more tasks than the one you are hiring him to do. It can take to misinterpretation and generate fights.
- A WP is not a friend you get advice from. He/she is a professional and requires to be payed.

I really do hope you find your right arm in this process! You won't regret it and will have an unforgettable day!

xoxo,

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