On planning an alternative wedding - Location


Nem sei como começar este texto na verdade... Quando penso no que penei para encontrar um local para fazermos a nossa festa até me passa um calafrio pela espinha.
Não quero que pensem que isto é um post negativo. Na verdade, eu aprendi muito com esta experiência e decidi que deveria partilhar convosco alguns detalhes que achei mais hilariantes. Por isso, se vos ajudar, já é um post extremamente positivo. Para já, tudo passou. Já temos o nosso local (FINALMENTE) e para nós é absolutamente perfeito. Exactamente o que precisávamos, divertido e inesperado (acompanhado de um excelente preço, o que dá muito jeito). Acreditamos que é mesmo aquilo, e que tem o toque de alternativo que procurávamos. Acho até que vamos começar uma moda com o local, já que vai ser o primeiro casamento ali realizado.
Ok, vamos lá ao que interessa: Recapitulando, não queríamos um local típico de casamentos. Depois, também queríamos que o espaço nos deixasse celebrar até muito tarde (ou cedo, dependente da perspectiva), e por último, queríamos muito Lisboa central, para que os amigos e familiares pudessem deixar o carro em casa e ir de táxi (ou UBER!).
Por isso aqui estão alguns pontos que aprendi ao procurar o nosso espaço:



1. Preços
É absolutamente ridículo ver os preços que te fazem quando ouvem dizer que é para um casamento em vez de por exemplo, uma festa de anos. Tudo é mais caro. Flores, o vestido, e especialmente o local. Do género de se querer cobrar uma enormidade por um espaço quando para um aniversário não cobram nada porque enchemos aquilo com cerca de 150 pessoas.
Estejam preparados para isto ao procurarem pelo vosso espaço de casamento. Não se surpreendam muito com os valores. É  mesmo assim que acontece em todo o lado. Procurem (muito), encontrem o espaço de que mais gostam e tentem fechar um bom negócio.

2. A falta de alternatividade (esta palavra existe??)
Oh existem muitos sítios alternativos por Lisboa para fazerem os vossos casamentos. Mas a maior parte ou não tem a visão que vocês têm, e por isso não mostram qualquer interesse em fazer casamentos, outros percebem o que vocês querem dizer e tentam cobrar uma estupidez de valores sem mais nada incluído a não ser o espaço, outros são exactamente aquilo que vocês procuram mas assumidamente não fazem casamentos.
Aqui aprendi que temos de ser extra pacientes e que quando ficarmos sem mais ideias para locais, em vez de só assaltarmos a internet (porque a net mostra aqueles sites catalogados com locais na maioria nada alternativos), perguntem aos vossos amigos! Especialmente aos mais alternativos e underground, porque eles vão-vos mostrar locais incríveis que vocês nem sabiam que existiam.

3. Barulho
Foi muito importante para nós encontrarmos um espaço onde pudéssemos ter bandas e DJs a tocar. Por isso a minha grande aprendizagem aqui foi aceitar que há espaços que não deixam que se faça festa a partir da meia noite, uma ou duas da manhã e que temos de simplesmente meter estes locais de parte. Por muito que me custasse, eu percebi que no dia, acima de tudo, é mais importante para nós dançarmos até ficarmos cansados do que um local absolutamente perfeito mas que fecha depois do jantar.

4. Espaços que não respondem em empo útil
Também aprendi a desistir de todos os sítios que não me respondiam em pelo menos uma semana. É  que só um email a dizer que estavam ocupados no momento mas que se iam esforçar por responder dentro dos próximos dias já me faria esperar. Se são assim quando fazemos um primeiro contacto, como é que vão ser quando estiver tudo aprovado e a poucos dias da festa?

5. Ideias malucas
Não confiem num espaço que vos diga que vai querer ficar com a vossa decoração se gostar dela, sem qualquer custo da parte deles;
Não confiem numa equipa que acredita mesmo que consegue ter a vossa festa a acontecer ao mesmo tempo que na sala ao lado tem uma peça de teatro a decorrer. Peça essa que ainda não sabem se vão fechar para Setembro ou não, porque ainda não têm a agenda planeada para essa altura, mas que na eventualidade de haver uma proposta de uma equipa, não querem perder o dinheiro dos espectadores e dos noivos. Tudo ao mesmo tempo, mesmo com música a dar do nosso lado da festa. Tipo... hã?!

6. Esperem
Eu decidi que o melhor no meio de tudo seria esperar pelo Miguel para tomar decisões finais neste aspecto, embora tivesse ficado do meu lado a responsabilidade do local. MELHOR IDEIA DE SEMPRE. Com ele cá em Portugal, saiu um peso enorme dos meu ombros, e juntos pensámos melhor. Tomem decisões em conjunto em tudo. Isto também faz com que ambas as partes sintam que a festa é dos dois, o que na verdade é mesmo! :D

7. Felicidade
Tentem manter sempre a calma, escrevam objectivos palpáveis, vejam todos os espaços, mesmo aqueles que não soem tão bem, ou onde já tenham estado no passado e não tenham gostado. Eles podem estar diferentes agora! Foi assim que encontrámos o nosso (que depois vos digo qual é... não quero dar "azar". Hhaha!). O Miguel tinha lá tocado há uns anos atrás com a sua banda e eu tinha odiado o local. Fui com expectativas baixíssimas fazer a visita e apaixonei-me. Está maravilhoso, alternativo e bonito.
Não se esqueçam também que o que quer encontrem com o budget que têm vai ser perfeito. Não metam demasiada pressão em cima de vocês como eu o fiz comigo mesma. Vão acabar frustradas, tristes e a querer desistir. Estejam felizes, é para a vossa festa! Aqui ficam algumas sugestões de locais alternativos de que gostámos para a nossa festa. Alguns resultavam, outros não, e quem sabe não sejam os perfeitos para o vosso:
- Santiago Alquimista, Clube Ferroviário, Fábrica do Braço de Prata, Eka Palace, Teatro da Comuna, Voz do Operário, Caixa Económica Operária, Kais, Fábrica da Pólvora, LX Factory, Museu da Carris, Museu dos Coches, Museu do traje, Museu do Azulejo, Taberna das Almas, Village Underground Lisboa, Ateneu, Coolares Market, and so on...


Hoje é também o dia em que vos apresento a minha wedding planner! No meu próximo post ela terá todo o tempo de antena mas ainda assim não resisti em pedir-lhe que vos deixasse umas dicas, porque ela sim percebe realmente deste assunto. haha!
Assim, podem ler abaixo uma diferente perspectiva e outros tópicos super importantes no que conta a encontrarem o local perfeito para a vossa festa!
Espero ter ajudado muito!
Podem sempre ajudar a completar a lista de locais ou de dicas nos comentários. Tudo é bem-vindo.
Love, Lu*




Quando cheguei à Festa da Lu e do Miguel, já o espaço estava escolhido (aviso à navegação: é lindo de morrer! A cara deles, a cara da festa que escolheram!). Como sabem, foi uma tarefa árdua, estava bem definido o que queriam e, acima de tudo, o que não queriam: não aos espaços tradicionais de casamentos, às quintas e aos restaurantes!
Tenho de admitir que é de muita coragem, até porque pode ser um percurso frustrante de pesquisa, escolha e gestão desta opção (é ou não verdade, Lu?). Mas se se souberem rodear dos profissionais certos, essa opção pode significar mesmo um casamento memorável.
Mas se existem questões que nunca devem ser esquecidas na escolha do local da festa de casamento, quando optam por um espaço fora do tradicional, não facilitem mesmo!

Capacidade – Se tiverem 150 convidados, não optem por um espaço com capacidade para 100 pessoas. Não vai correr bem, garanto-vos. A minha sugestão é que escolham um espaço que tenha, no mínimo, uma capacidade para mais 20% do número de convidados.



Segurança e higiene – Especialmente, quando a opção recai sobre um espaço destinado a outras funções, a segurança dos convidados torna-se um dos aspectos mais importantes que devem ter em conta: confirmem questões como a solidez da estrutura para albergar o vosso número de convidados, a potência eléctrica disponível, a existência de equipamento de segurança (extintores, alarmes, detectores de fogo, etc), confirmem a existência e localização das saídas de emergência.

Relativamente à higiene, confirmem o número de casas-de-banho existente (não, 2 casas-de-banho para 200 convidados, não dá!) e o seu estado de conservação, as condições para confecção e preparação do catering (antes de fazer a escolha definitiva do espaço, façam uma visita técnica com um profissional da área).



Serviços incluídos – Aqui, a questão preço, é a mais relevante! Não se decidam por um espaço fantástico, que é a vossa cara, sem ter a certeza de que serviços estão incluídos. Isto pode gerar inúmeras surpresas e arruinar o vosso orçamento. Peçam várias propostas, comparem os serviços incluídos e calculem os serviços que necessitam de contratar à parte.

Flexibilidade – Se um espaço vos agrada, tem um valor simpático e está dentro do vosso orçamento, está na hora de analisar as restrições de utilização e de contratação de serviços externos. Avaliem a flexibilidade para contratação de serviços a fornecedores externos (muitos espaços têm contratos de exclusividade com empresas de caterings, de decoração, animação, percebam se estes são adequados e respondem ao tipo de casamento que pretendem) e especial atenção ao licenciamento para a realização da festa após determinadas horas (acreditem, não vão querer ter a polícia a acabar com a vossa festa de casamento à 1:00 hora da manhã!).
Analisem bem os custos destes serviços, eles são determinantes no valor final do espaço escolhido e, muitas vezes, têm um peso significativo no vosso orçamento!



Acessibilidade – A festa é vossa, mas o conforto dos vossos convidados é determinante para o sucesso do vosso casamento! Esqueçam lá a casa perdida no meio do mato, onde demoramos 1 hora a chegar e é impossível utilizar o GPS ou o telemóvel porque, simplesmente, não há rede! Se esse for o vosso espaço, aluguem o transporte para levar os convidados, façam-no com bastante originalidade e não serão esquecidos!
Sempre que verifiquem que o local não é de acesso intuitivo ou não tem estacionamento próprio, prevejam alternativas confortáveis: indiquem qual a melhor forma de contactar um táxi, as alternativas de estacionamento mais próximas, disponibilizem um mapa de acesso, o mais claro possível (façam várias viagens a testar os caminhos indicados).
Este tema está muito dependente do tipo de convidados que irão ter, mas lembrem-se ainda que há sempre um avô, uma tia que terá maior dificuldade de locomoção e até a própria disposição e circulação dentro do espaço pode ser um grande constrangimento.

Beijinhos!
Rita.


I don't even know how to start this text, to be true to you... Every time I think about how hard it was to find a place that fitted our needs and personalities for our party, I get shivers down my spine.
I don't want you to think that this is a negative post. Actually, I learned a lot of really good things that I want want to share with you, if you are right now searching for your venue. So if it actually helps you, then this is a very positive post! Then, we are so glad we found a place that is so beautiful, fun and unexpected (and also, at a very good price!). I believe it is just what we need, and that it has the right amount of space and alternativeness to be our wedding venue.
Ok, so first things first: We didn't want a typical wedding venue place. We like things that are more alternative, and that don't look weddingish at all. 
Then, we also wanted to start the celebration late, but end it early in the morning (the next day.... haha!). 
Last but not least, we really wanted it to happen in central Lisbon, so that everybody could leave their cars at home and take a cab. The bad part about it, is that in Central Lisbon, you can't really make much noise.
So here are a few things I learned while trying to find our perfect venue:

1. Prices
It is absolutely ridiculous how prices vary when you say you are having your wedding party instead of a birthday party, for example. From flowers, to your dress, to location, everybody goes crazy trying to get a larger amount just because its a wedding. Like from charging nothing for the venue if you bring 150 to your birthday or wanting a stupid amount for the same number of people, but for a wedding.
So be ready when trying to find a wedding venue. Don't be surprised at the prices. Its just the way it is. Search (a lot), find the place that suits you best, get the best deal you can.

2. Lack of alternative wedding venues
Oh there are a lot of alternative places that could be your wedding venue in Lisbon. But some can't really see it the way you see it, so they don't really have the interest, others see it so they charge enormous amounts, and others have just the thing, but its not their core business to rent for weddings. Here I learned that I had to be extra patient, and that when I was done with all my ideas for places, the best thing I did was to ask friends for help. Specially the most alternative and underground type which I love. They came up with amazing spots that I didn't know existed.

3. Noise.
It was really important to us that we could have an amazing party, with bands and DJs. So I learned to let go of all the places I loved but that told me they would have to close the space and shut everything down by midnight, 1am or 2am. This made me despair a couple of times, cause I really liked some of these spots, but thinking our place had to be somewhere made it a bit easier to let go.

4. Not responding on normal time.
I quit on everybody who took more than a week to answer to my emails and phone calls. It just showed lack of interest. Even if they had it, but didn't have much time, they could at least have sent me an email saying " Ana Luisa, we received your contact submission. Thank you. We are currently facing some challenges but will answer in x days."
If you take 7 days to answer to my first email, how will you be when times get crazier around the wedding day?

5. Crazy ideas
Do not trust a venue that says they want to keep your decor if they like it at no cost at all. It happened to me.
Do not trust a team who really believes they can hold your wedding and other costumers on the same space, on your wedding day for a theatre play... like... wtf?

6. Wait
I decided I'd wait for Miguel to make the final decisions. Best decision EVER. He took an enormous weight out of my shoulders.
If you are getting married to another person, count on that person to help you and take a part on planning your day.

7. Be happy
Try to maintain calm, make tangible goals, go see every space, even the ones that don't sound so good or that you've been in the past and didn't like. They might be different now. Thats how we found ours! Miguel had played with his band there a few years before and I hated it. Today, and after some construction work, it looks just like what we wanted.
Whatever you find that fits your budget will be just perfect. Don't put too much pressure on yourself like I did. You'll end up sad, frustrated and wanting to give up. Be happy. 

Today is also the day I'd like to introduce you to my wedding planner! On my next post we'll be telling you more about her, but we couldn't wait to have her writing some really good advice on location if you are planning an alternative wedding (this also counts for traditional and every other kind!). Here you can get another perspective on this subject. Specially from someone who actually knows what she's talking about. haha!
Read bellow! Hope this all helped!
Love, Lu*

When I got into the scenario of Lu and Miguels wedding, the location had already been chosen (hello! it is to die for! Completely their style). As you just read, it was a really hard task. They knew what they wanted and above all, what they didn't want: traditional wedding places, farms and restaurants.
I have to admit that they had a lot of courage, specially because most of the times it is a frustrating research time, choice and management (right, Lu?). But if you know how to surround yourselves with the right professionals, this alternative option can really be the most memorable wedding.
But if needed, be tough when explaining what you really want.

Capacity - If you have above 150 guests, don't pick a place that only fits 100. Trust me, it doesn't work. My suggestion is for you to choose a space that has the capacity for 20% plus the amount of your guests.

Safety and higiene - Specially when the option goes for a space destined for other functions, the safety of your guests is one of the major aspects: confirm how strong the venue is for your amount of friends and family, the energy power it can take, the existence of safety equipment like fire extinguishers, smoke alarms) and confirm the existence of emergency exits.

On the higiene matter, confirm the number of WCs available (2 don't fit 200 people, I'm sorry), if they are good and clean. See where the catering will be preparing the food, if they have enough space, and always make a technical visit with a pro before booking the location.

Included services - Here the price is always the most relevant matter! Don't just chose a place because it is so you without knowing whats included. This can bring loads of surprises and totally kill your budget. Ask second opinions and offers, compare the services, make the calculation of everything you need to add.


Flexibility - If you love a spot, if it has a good price and its in your budget, its time to analyse the restrictions on utilisation and hiring external services. Evaluate the flexibility of hiring external people (lots of places only like to work with a certain catering, decor, animation). See if they are adequate and correspond to the type of wedding you want. Make special attention to the licensing of noise and time. You don't want the police knocking on your door and shutting down your party at 1 am, right?

Accessibility - It is your party, but the comfort of your guests is super important for the well being of everybody. If you chose that lost cabin in the middle of nowhere, that no one can find on a GPS or phone, get a creative mean of transportation to your friends and family.
Verify that if the access isn't easy and intuitive, or doesn't have a parking lot you can find comfortable ways for your guests to leave their cars at home. Let them know how to call a cab, the closest parking lots, give them a really good map and test the routes you are planning for them.
This part always depends on the amount of people you will have, but remember there is always a grandfather or aunt that will struggle to get to your party, so make them feel at home.

xoxo,
Rita

1 comentário:

  1. Tem sido delicioso acompanhar os teus posts sobre os preparativos para o teu casamento alternativo. Revejo-me am tantas coisas... É triste descobrir que tanto tempo depois e, pelo menos numa cidade como Lisboa, ainda não se pense fora da caixa no que respeita a casamentos.
    Beijinhos,
    Sara

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